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Antes de explicarte las tareas de un auxiliar administrativo ¿sabes qué es? Un auxiliar administrativo también conocido como asistente administrativo es un empleado, generalmente de oficina, que tiene por función general ayudar a sus superiores en la realización de un trabajo administrativo.
Suelen confundirse con los administrativos, pero las labores que desempeñan los auxiliares en su cargo se encuentran por debajo de las labores de un administrativo. Estos asistentes son una especie de aprendices administrativos, que mientras aprenden como se hacen las tareas más significativas colaboran realizando las más sencillas.
Pero no te confundas, eso no quiere decir que las tareas de un auxiliar administrativo no sean importantes. Por el contrario son muy valiosas, ya que gracias a esas tareas las oficinas pueden mantener la organización necesaria para cumplir con sus responsabilidades.
Para que sigas conociendo a los asistentes administrativos, a continuación te explicaremos 10 tareas de un auxiliar administrativo. Si quieres saber cuáles son, sigue leyendo.
Como aún se encuentran en pleno proceso de aprendizaje, y no están especializados en un área, encontrarse en un periodo entre las tareas de un auxiliar administrativo se pueden encontrar diferentes labores, tales como:
Como asistente administrativo, aunque no seas el recepcionista principal de la empresa, es muy probable que seas el encargado de atender a las personas que lleguen a la oficina en la que trabajes. Para cumplir con esta tarea debes ser amable, respetuoso y estar dispuesto a resolver cualquier inquietud.
Por otro lado, entre las tareas de un auxiliar administrativo está contestar las llamadas. Al igual que con la tarea anterior debes ser amable, respetuoso y responder preguntas, pero también hacer anotaciones en caso de que deseen dejar un mensaje o reenviar las llamadas a otras oficinas si quien llama quiere hablar con una persona en específico.
El asistente administrativo también colabora con la organización de la agenda, generalmente de un jefe o los eventos importantes de la empresa. Dependiendo de las directrices, tendrá que llevar un respaldo de la agenda que el administrativo encargado tiene o llevarla el mismo de forma independiente.
Dependiendo de la organización y tipo de oficina, los administrativos se suelen encargar de organizar toda la logística de las reuniones. Por lo que entre las funciones del asistente administrativo está ayudarle a convocar a los invitados, confirmar la asistencia de las personas, redactar los puntos a tratar, etc.
Otra tarea que está en manos de los auxiliares administrativos es la recepción y el envío de documentos. En este caso, el asistente recolecta el papeleo que su jefe le solicite, o en su defecto que le hayan enviado a este último.
Al trabajar generalmente en oficinas, los asistentes administrativos también deben encargarse de redactar documentos que luego el administrativo superior a él tendrá que revisar. Entre los escritos que más le piden redactar a los asistentes administrativos están las cartas, informes, memorandos y avisos.
Entre las tareas de un auxiliar administrativo también está el orden de los archivos, función que consiste en organizar los archivos de la oficina, generalmente bajo una secuencia alfabética, en distintos ficheros, de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa. Esta es una labor de gran importancia, ya que el resto de las labores de la organización dependen de que tan bien ordenados este sus archivos.
Los asistentes administrativos también se pueden encargar de actualizar el respaldo de documentos de una empresa escaneando los escritos de mayor valor y almacenándolos en la nube. Aunque es una función que requiere de mucho tiempo, también es necesaria porque le permite a la empresa resguardar sus informes más valiosos.
Por otro lado, este auxiliar puede ayudar a su superior a guardar y mantener el registro de los gastos contables de la empresa. Si bien, no será quien se encargue de llevar la contabilidad de la empresa porque no está capacitado profesionalmente para ello, ayudará a hacerle más sencilla el trabajo al contador.
Por último, este las tareas de un auxiliar administrativo debemos destacar la de mantener a la oficina informada. Siempre que exista un cambio de planes, nuevas tareas, reuniones rápidas, el asistente puede ayudar a divulgar los comunicados entre los empleados de la empresa.
En la mayoría de los casos pueden trabajar en diferentes empresas tanto del rublo público como privado. Sobre todo en aquellas con varias oficinas, aun dentro de un mismo edificio, tales como las multinacionales. Las cuales tienen varios despachos con tareas administrativas primordiales para las otras tareas de la organización.
Ahora, la importancia de los auxiliares administrativos radica en sus tareas, con las cuales velan porque todo permanezca en orden y que las organizaciones sigan funcionando como de costumbre. Además, que sea el primer contacto que el público tiene con la empresa también lo hace un profesional valioso.
Sí, así como para cualquier otra profesión, para desempañarse como auxiliar administrativo es necesaria la preparación académica. De hecho, la formación para este profesional es vital, ya que de ella dependen las habilidades del asistente y su desempeño en el puesto.
Para brindar esta preparación existen muchos cursos online de Auxiliar Administrativo con los que se pueden desarrollar las cualidades suficientes para cumplir con las tareas de un auxiliar administrativo.
La verdad es que los seres humanos cuando están en un proceso de formación pueden desarrollar diferentes habilidades, dependiendo de sus conocimientos previos. Sin embargo, la formación de los auxiliares administrativos está orientada para ofrecer las herramientas necesarias en su perfil laboral.
Algunos de los rasgos en el perfil de un profesional capacitado desarrollar de manera eficiente las tareas de un auxiliar administrativo son:
Ahora, algo que siempre debes tener en cuenta, no te satures e intentes ser el mejor en la primera. Estudiar para ser auxiliar administrativo implica prepararse para desempeñar un puesto de trabajo en el que solo puedes aprender con la práctica.
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